Prestito di beni culturali per mostre

Le procedure in materia di autorizzazione al prestito di beni culturali per mostre in Italia e all’estero sono disciplinate dall’articolo 48 del D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, recante il “Codice dei beni culturali e del paesaggio” e dalla Circolare n. 29 del 22 ottobre 2019 della Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio, servizio IV. Quest’ultima dispone che la competenza al rilascio dell’autorizzazione sia delegata al Soprintendente, ad esclusione di alcuni casi che sono elencati nella seguente tabella:

Tabella con elenco dei prestiti esclusi dalla delega

Secondo quanto indicato dall’art. 48, comma 2 del D,Lgs. 42/2004 il prestatore deve inviare alla Soprintendenza competente per territorio una richiesta di autorizzazione al prestito per mostre “almeno quattro mesi prima dell’inizio della manifestazione”. Qualora la domanda di prestito sia pervenuta oltre tale termine essa sarà respinta con formale e motivato provvedimento.

Qualora la domanda sia inoltrata da un soggetto privato concessionario e/o gestore di beni di proprietà pubblica, la stessa dovrà essere integrata da formale assenso della proprietà e dell’atto costitutivo e dallo statuto dell’ente affidatario dal quale risultino la composizione e gli scopi istituzionali dello stesso.

Prestito di beni culturali per mostre in Italia

Per richieste di prestito di beni culturali per mostre entro i confini nazionali, bisognerà allegare alla richiesta di autorizzazione al prestito la seguente documentazione firmata dai responsabili:

progetto scientifico della mostra con i nominativi del/i curatore/i ed eventuale comitato scientifico;
standard facility report del luogo espositivo;
elenco completo, anche provvisorio, dei beni che parteciperanno alla mostra;
lista dei beni richiesti in prestito corredata da fotografie a colori leggibili;
scheda di prestito o loan form, contenente: dati e/o scheda anagrafica dall’ente prestatore, dati identificativi dell’opera, valore assicurativo, eventuale preferenza riguardo l’assicurazione (nel caso il prestatore abbia una compagnia assicurativa di fiducia), istruzioni per il trasporto (con eventuale indicazione di trasportatore gradito), le operazioni di imballaggio, movimentazione e installazione, crediti e diciture da utilizzare nel catalogo e nelle didascalie della mostra, indicazioni circa l’utilizzo delle immagini;
indicazione del nominativo del responsabile della custodia delle opere richieste in prestito;
dichiarazione dello stato giuridico del bene, sulla legittimità della provenienza e del possesso con particolare riguardo ai beni archeologici;
copia del provvedimento di dichiarazione di interesse culturale nel caso di opera di proprietà privata;
elenco in formato tabella excel delle opere corredato da fotografie a colori in caso di richieste per più di sette pezzi;
scheda conservativa con fotografia a colori redatta secondo i modelli diffusi dalla Circolare 28/2019;
scheda conservativa di prestito redatta secondo i modelli diffusi dalla Circolare 28/2018. Tale documento potrà essere compilato anche con l’aiuto e sotto la responsabilità dei restauratori e/o conservatori dei soggetti prestatori ma dovrà essere tassativamente assunto e sottoscritto anche dal funzionario responsabile dell’istruttoria di codeste Soprintendenze, tenuto conto che lo stesso non ha solo valore conoscitivo ma contiene prescrizioni e costituisce base per eventuali rivalse in caso di perdite, furti e/o danneggiamenti. Si raccomanda la massima attenzione nella valutazione della congruità del valore assicurativo. La scheda conservativa dovrà altresì essere inviata anche ai soggetti proprietari-prestatori e ospitanti-organizzatori affinché abbiano immediata contezza delle condizioni alle quali il prestito verrà concesso;
in alternativa alla scheda conservativa di prestito, tabella di sintesi redatta secondo il modello diffuso dalla Circolare 28/2018 per i beni archeologici collettivi e assimilabili, parimenti da trasmettersi anche ai soggetti proprietari-prestatori e organizzatori;
nominativi delle ditte specializzate e di comprovata esperienza nel campo della logistica dei beni culturali, selezionate per l’affidamento delle operazioni di manipolazione, prelievo, movimentazione imballaggio, trasporto, allestimento;
nominativi delle compagnie incaricate e/o selezionate per l’affidamento della copertura assicurativa. È opportuno fin dalla richiesta allegare la polizza o almeno uno schema di contratto assicurativo e documenti non perfezionati che andranno aggiornati, integrati e inviati a questa Soprintendenza entro un mese dall’inaugurazione della mostra;

Prestito per mostre all’estero

In caso la richiesta di prestito preveda l’uscita del bene o dei beni dal territorio nazionale, oltre alla succitata documentazione si dovranno allegare:

indicazione del nominativo del responsabile della custodia delle opere all’estero;
garanzia di restituzione a fine della manifestazione sottoscritta dall’organizzatore della mostra;
in caso di mostre all’estero di beni di proprietà statale o di enti pubblici, nota sottoscritta dall’omologo ministero dello Stato ospitante che attesti l’immunità giurisdizionale goduta dallo Stato italiano;
inclusione anche del rischio per “terrorismo” nella polizza assicurativa stipulata “da chiodo a chiodo”;

Entro un mese dall’inaugurazione della mostra, che si svolga in Italia o all’estero, si dovranno inviare a questo Ufficio:

eventuali cambi, integrazioni o aggiunte alla lista delle opere richieste in prestito, purché motivati e già corredati della documentazione di cui sopra;
polizza e certificato assicurativo con copertura “all risks” e formula “da chiodo a chiodo” o, in alternativa, garanzia statale sostitutiva;
relazione sottoscritta dal soggetto incaricato delle operazioni di movimentazione, imballaggio e trasporto che attesti l’assolvimento delle prescrizioni impartite nelle schede conservative;
relazione del restauratore e/o del funzionario responsabile della Soprintendenza che ha autorizzato l’eventuale intervento conservativo richiesto come condizione per la concessione del prestito;
indicazione dei nominativi e recapiti di registrar, trasportatori, accompagnatori, restauratori e/o altri soggetti interessati;
cronoprogramma e piano indicativo dei prelievi e ritiri delle opere con indicazione di responsabili, date e orari;
in caso di prestito all’estero, indicazione dei referenti degli Uffici Esportazione dai quali si intende transitare e, in caso di uscita dall’Unione Europea, anche delle agenzie delle dogane interessate;

Si ricorda che, in mancanza di uno dei suddetti documenti, la richiesta sarà sospesa in attesa delle integrazioni. Al fine di assicurare la conclusione dei procedimenti in tempo utile per l’inaugurazione della mostra, si raccomanda, pertanto, di verificare attentamente la completezza e la correttezza della documentazione trasmessa. L’invio deve seguire le modalità di presentazione dell’istanza previste.

Le operazioni di movimentazione, imballaggio, trasporto e accrochage delle opere dovranno essere eseguite con l’assistenza di un funzionario storico dell’arte, archeologo o restauratore dell’ente prestatore o, in mancanza, della Soprintendenza competente.

In caso di proroga della mostra si dovrà fare apposita richiesta di autorizzazione con l’indicazione delle nuove date e l’estensione della copertura assicurativa.

Circolare Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio 29/2019

Modulistica

Responsabili: Loda Angelo, Massari Silvia, Quecchia Andrea, Sala Laura (a seconda della propria competenza territoriale)

Spostamento temporaneo di beni culturali

In caso di movimentazione di beni culturali per eventi non riconducibili alla fattispecie del prestito per mostre ai sensi dell’art. 48 del D.Lgs. 42/2004, si applica il procedimento di spostamento temporaneo di beni culturali.

Questa procedura può riferirsi ad esempio ai seguenti casi:

spostamenti di opere appartenenti allo stesso ente organizzatore dell’evento, dal luogo abituale di conservazione/esposizione allo spazio destinato alla manifestazione;
spostamenti di opere per manifestazioni di natura limitata o effimera, di brevissima durata, o prive di progetto scientifico e di catalogo;
spostamenti organizzati a fini di lucro e/o in luoghi commerciali come le fiere.

Le modalità di presentazione dell’istanza restano le medesime.

La domanda dovrà essere corredata dai seguenti documenti:

· i dati del richiedente, proprietario o suo delegato avente titolo, comprensivi delle informazioni di contatto;

· l’individuazione del bene/dei beni oggetto dello spostamento, inclusi gli estremi dell’eventuale provvedimento di dichiarazione dell’interesse culturale, documentazione fotografica, misure, eventuali numeri di inventario;

· l’indicazione del luogo di attuale conservazione e del luogo di destinazione del bene;

· il periodo indicativo nel quale è prevista la permanenza del bene nella nuova collocazione (dovrà seguire comunicazione precisa della data di effettuazione dello spostamento e della data di rientro del bene/dei beni nel luogo di abituale conservazione), incluse le motivazioni per le quali si richiede autorizzazione allo spostamento;

· informazioni relative alle modalità di imballaggio e trasporto;

· informazioni in merito alle condizioni ambientali e di sicurezza della sede di destinazione.

Responsabili: Loda Angelo, Massari Silvia, Quecchia Andrea, Sala Laura (a seconda della propria competenza territoriale)